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Die Suche nach dem/der Super-Assistenten:in

Anatol Rohé
Wie Ihr ja mitbekommen habt, und Viele haben auch super geholfen, bin ich auf der Suche nach Unterstützung. Ob und wie das funktioniert hat steht im Text ...
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Hab ich das jetzt richtig gegendert? Mit dem Doppelpunkt? Schreibt mir gerne, wenns falsch ist … Man(n):Frau lernt ja nie aus …

Ich bin unheimlich glücklich mit dem Ergebnis meiner Suche. Tatsächlich hat der Versuch, eine sehr persönliche Stellenbeschreibung zu verfassen, offenbar dazu geführt, dass sich zunächst deutlich weniger Kandidaten finden.

Und an dieser Stelle auch einen ganz großen Dank an Alle diejenigen, die meine Posts geteilt haben oder einfach geholfen haben bei der Suche!

Hui und nicht Pfui

Hatte ich in früheren Prozessen oft an die 100-300 Bewerbungen, waren es jetzt in den ersten zwei Wochen gerade einmal 20. Aber die haben es in sich!

Der klassische Weg war ja bisher, das wir ein Job Profil vor Allem in Portalen gepostet haben wie hier in Spanien z.B. Infojobs. Die sind auch echt gut gemacht, was es dem Bewerber sehr einfach macht, Dir seinen CV zu schicken. Und Dir wird es sehr einfach gemacht, ihn abzulehnen oder im Prozess weiter nach vorne zu bringen.

Der Punkt ist nur: Diese Einfachheit rächt sich. Ihr bekommt eben eine unglaubliche Menge an CVs. Selten mit einem persönlich gehaltenen Anschreiben. In Spanien auch fast nie mit Referenzen oder Prüfungszeugnissen. Ihr müsst also eine unglaublich große Zahl von CVs durcharbeiten und versuchen, daraus eine gute Auswahl zu treffen.

Nicht so einfach, wie es klingt

Mir fiel das immer schwer. Einerseits ist es wirklich langweilig. Andererseits ist es mir irgendwo ja auch ehrlich gesagt nicht so wichtig, an welchen Universitäten mein Kandidat studiert hat und wann. Ich kann allenfalls versuchen zu interpretieren, warum er es dann immer nur ein halbes Jahr bei seinen jeweiligen Arbeitgebern ertragen hat. Oder im Grunde versuchen, andere potentielle Negativfaktoren zu nutzen, um den Stapel zu verkleinern.

Warum ich?

Gefehlt hat mir aber immer: Warum möchte der Kandidat gerade für uns oder für mich arbeiten? Was reizt ihn daran? Was stellt er sich darunter vor?

Natürlich schreibt einem fast nie bei diesen Massenaussendungen an CVs ein Bewerber einen persönlichen Text, der seine eigenen Motive erklärt. Und genau das macht es für mich ehrlich gesagt ziemlich wertlos. 

Wie läuft der Prozess?

Ich habe schlussendlich versucht, den Funnel vorne enger zu machen. Würde ich eigentlich immer von abraten. Aber wenn das Ergebnis eben offenkundig ist, daß die spätere Selektion möglicherweise auch aus im Einzelfall wenig sinnvollen, pauschalen Schlußfolgerungen gespeist wird, dann müssen wir doch dafür sorgen, daß wir uns gegenseitig besser informieren?

Ich habe viel zu hören bekommen, daß sich ja keiner die Mühe machen würde. Und daß ich riskiere, daß sich eben Niemand bewerben würde. 

Daher habe ich versucht, mit meinem eigenen persönlichen Schreiben an potentielle Kandidaten, das dankenswerterweise viele von Euch in den sozialen Medien gestreut haben, meine eigenen Motive darzulegen. Die ganz sicher auch nicht mit jedem möglichen Kandidaten kompatibel sind. Was ja völlig in Ordnung ist!

Nachdem ich aber selber fleissig war, fühlte ich mich dann auch eher mit gutem Gewissen in der Lage dazu, meine Bewerber zu bitten, auch etwas zu schreiben. Ich habe dann fünf Fragen vorformuliert, die zumindest eine Richtschnur sein sollten, was ich vom Kandidaten gerne erfahren würde.

Wo bewerben?

Super Assistent Way to Work

Ich hatte anfangs noch in LinkedIn eine bezahlte Stellenanzeige. Übrigens habe ich die gebucht, nachdem LinkedIn die gratis Stellenanzeige offensiv bewirbt. Um dann Sekunden später dringend zu empfehlen, man möge doch etwas Geld täglich ausgeben, um eben viel mehr Bewerber zu kriegen.

Bin ich natürlich drauf reingefallen … Habe es dann nach der ersten Rechnung rausgenommen und keinen großen Unterschied in der Zahl der eingehenden Bewerbungen gemerkt. Was natürlich ein spezifischer Effekt sein kann für diese Stellenausschreibung, die ja eine sehr gute organische Verbreitung hatte.

Super Assistenten Suche
Ist schon ein schöner Arbeitsort

Instagram hat ein paar Kandidaten „gebracht“, Facebook war vernachlässigbar. Gemerkt habe ich insbesondere, das das Reposting mit dem emotional natürlich aufgeladen Bild („Büro am Meer“) super funktioniert hat.

In Facebook funktionieren glaube ich nur noch die Gruppen. Housekeeping suchen wir z.B. in der Regel nur noch in bestimmten Facebook Gruppen, in denen sich eben viele Bewerber für dieses Berufsbild tummeln.

Und die Technik?

Super Assistent Suche
Formidable Forms in WordPress

Alles selbst gestrickt mit Bordmitteln. Die Website predatorsl.com läuft mit WordPress, das Plugin für die Formulare heisst Formidable Forms.

Wenn der User da Formular abschickt, schickt das System die Daten an MAKE (früher INTEGROMAT). Dort werden die Angaben in eine selbst gehostete Datenbank geschrieben. In dieser Datenbank wiederum kann jeder der berechtigten internen User sehr einfach selektieren, ob er ein Google Meet mit dem Kandidaten vereinbaren möchte. Oder eine nette Absage schicken möchte. 

Der Prozess setzt sich dann fort, teilweise mit unterschiedlichen internen Kollegen in Zusammenarbeit, bis über verschiedene vordefinierte Stufen es entweder zu einer Einstellung kommt oder eben zu einer Absage von uns oder vom Kandidaten.

Wenn Ihr Interesse daran habt, wie so ein System aufgebaut werden kann (hat weniger als einen Tag gekostet), dann schreibt mir das in die Kommentare. Dann versuche ich mich mal an einem Tutorial.

Und habt Ihr schon Jemanden?

Tatsächlich hatte ich so viele gute Bewerber, dass ich bereits zwei Entscheidungen treffen konnte. Und beide Kandidaten wollten glücklicherweise auch. Ich habe im Prozess entschieden, dass ich die Rolle ein wenig verändere und auf mehrere Köpfe verteile. 

Die erste Überraschung für mich war, dass sich ein Kandidat beworben hatte, der schon einmal für mich gearbeitet hat. Viele von Euch kennen ihn sicher noch aus dem Holiday Rental und ich freue mich, sagen zu können, daß Anatol „back on board“ ist!

Job Profilbild Sebastian Herrig

Dann habe ich noch Sebastian einstellen können, der im März anfängt. Und mir jetzt schon fleissig hilft. Aber beide werden sich noch selber vorstellen, da will ich gar nicht vorgreifen.

Und: es laufen noch Gespräche. Lasst Euch überraschen, ich halte Euch auf dem Laufenden! Gebt mir gern mal Feedback, ob Euch solche „Internas“ überhaupt interessieren. Und falls ja, ob mehr in technischer oder mehr in prosaischer Ausgestaltung 😉

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